Tu asistente personal a medida

¿Nunca has tenido un Asistente Ejecutivo/Secretaria?

Wed, 17 Jul 2024 11:50:50 GMT

Así es como se construye una relación sólida para avanzar juntos:

Comprende su función y sus capacidades. ¿Te has tomado el tiempo necesario para comprender REALMENTE lo que puede hacer por ti y tu negocio? ¿Quieres fomentar una relación que le convierta en tu mano derecha? Asegúrate de que tienes claras cuáles quieres que sean sus principales responsabilidades y las expectativas que tienes. Pregúntales en qué destacan y dónde creen que pueden aportar más valor. Habla de los retos a los que se enfrentan y dónde crees que puede tener más impacto.

Protege vuestro tiempo juntos. La comunicación será lo que haga o deshaga vuestra relación. Organiza reuniones periódicas y MANTENLAS. Si cancelas estas reuniones para liberar tiempo, no estás comprendiendo su importancia. Un AE puede hacer su trabajo de forma autónoma e independiente pero a la vez necesita compartir tiempo contigo. Aprovecha estas reuniones para poneros al día, hablar de tus prioridades, repasar las tareas pendientes y concretar cualquier cosa que haya surgido. Este tiempo también sirve para intercambiar opiniones, debatir ideas, coordinarse y mantener la fluidez en el trabajo.

Céntrate en generar confianza. Se tarda tiempo en generar confianza. Comparte tus frustraciones, cuéntales tus preferencias y haz saber lo que es importante para ti. Y esto funciona en ambos sentidos. Muéstrate abierto a sus sugerencias y comentarios (¡anímales a que te desafíen!). Cuando delegues tareas, resiste la tentación de microgestionarlas : tienes que dar un paso atrás para que tu AE pueda dar un paso adelante. Muéstra tu agradecimiento de vez en cuando: para las AE, un «gracias» es muy importante.

Comparte tu visión a largo plazo, tus objetivos y los principales hitos que pretendes alcanzar. Esto es más que una simple sesión informativa; muestra la capacidad de alinear su trabajo con tus objetivos más amplios. Anímales a aportar ideas y estrategias que puedan ayudar a alcanzarlos. Este enfoque colaborativo significa que ambos trabajáis por objetivos comunes y también fomenta un sentimiento de pertenencia y propósito en la AE.

Adopta una cultura de retroalimentación bidireccional. La creación de una asociación estratégica requiere canales de comunicación abiertos, en los que la retroalimentación fluya libre y constructivamente en ambas direcciones. Céntrate en crear un entorno en el que tu AE se sienta cómoda/o para rebatir, desafiar y dar su opinión. Igualmente, ofréceles información periódica y constructiva sobre su rendimiento, centrándose en las oportunidades de crecimiento y desarrollo. Este bucle de retroalimentación bidireccional fomenta la mejora continua.

Si cumples estas premisas, no solo aprovecharás las habilidades y el apoyo de tu Asistente Ejecutivo, sino que también liberarás todo su potencial y crearás una asociación dinámica y beneficiosa para tu negocio.

ADELANTE!

La importancia de firmar un acuerdo de servicio

Tue, 09 Mar 2021 16:44:05 GMT

Por qué no debe trabajar con una Asistente Virtual sin un contrato

Muchas veces nos solicitan servicios, sobre todo al principio, clientes que han sido compañeros de trabajo, conocidos, familiares, potenciales clientes que hemos conocido en reuniones sociales a través una conversación amigable y distendida y que terminan en un “te llamo y me ayudas con esto…”.

La relación amigable y de confianza puede irse al traste si no redactamos un buen contrato de servicios al inicio, estableciendo las condiciones de ese servicio.

Las cosas claras desde el principio ayudan a evitar malos entendidos y a que el servicio se desarrolle con todas las garantías.

La propuesta de firma de un contrato o acuerdo de servicio no debe generar presión en ninguna de las partes. Los contratos requieren un compromiso, pero no atan a nadie y no necesariamente tienen que comprometerte durante un largo periodo. Pueden ser anuales, mensuales, trimestrales, basados en un proyecto, modificarse según el servicio lo vaya requiriendo, de manera que el servicio y la relación profesional funcionen entre las partes involucradas.

Se trata de asegurarse de que ambos entienden lo que se espera y de que nadie acaba sorprendido por el resultado.

Los contratos deben ser simples, claros y mutuamente beneficiosos.

"Contrato" NO es una palabra oscura

El contrato mercantil también se conoce como contrato de prestación de servicios. Como se trata de una relación entre empresarios, no se trata de un contrato laboral, y está regulado por el Código de Comercio.

Trabajar con una Asistente Virtual es una relación de negocios. Más que contratar a un empleado se trata de asociarse con otro empresario para obtener éxito mutuo. Ambas partes deben dar su consentimiento, son independientes, y no existe relación laboral ni de subordinación.

El contrato entre el cliente y la AV debe, entre otras cosas:

Identificar a las dos partes: nombre o razón social, dirección y NIF.

Detallar los servicios que se van a prestar y el tiempo durante el que se van a prestar.

Establecer expectativas claras sobre los resultados deseados, definir las fechas de entrega y formas de pago del servicio.

Indicar las obligaciones de las partes, una cláusula de rescisión razonable y las consecuencias de incumplir el contrato de acuerdo con la legalidad vigente.

Especificar a quién pertenece el producto del trabajo que la AV produce, las cuentas de redes sociales y de los contactos creados por la AV.

Incluir una cláusula de confidencialidad concisa sobre sus datos y prácticas empresariales y proteger la propiedad intelectual.

Puede incluir también un BRIEFING detallando las herramientas digitales que se van a utilizar, los medios de comunicación preferidos, los horarios de contacto, etc.

Si una AV no tiene un contrato para firmar, eso debería ser una SEÑAL DE ALARMA. Una AV profesional debe tener un contrato listo para que el cliente lo firme y el cliente debe estar listo para firmarlo ¡y así se evitarán futuros malentendidos!

SI NO TIENES UN MODELO, CONTACTAME, ENCANTADA DE AYUDARTE

Administrative services for foreigners

Sun, 28 Jun 2020 14:58:15 GMT

Some services that I can help you upon arrival in Spain

When a foreigner arrives in Spain he often feels lost, helpless, because of the amount of bureaucracy. And since I have spent some time abroad, I know how easy everything becomes when you contact someone who can guide you.

Since I finished my Law degree , at the Complutense University of Madrid, I have worked for more than 15 years in contact with the Spanish administrations and for some Law firms , which has given me a wide experience in administrative procedures, many of them with foreigners.

Therefore, as a legal and personal assistant , one of my services is to support foreigners who decide to take up residence in Spain with those procedures that are necessary for their daily life.

Advising on what procedures to do, what documentation is needed, verify that the documents are not expired and if they need translation or apostille, setting up an appointment and accompaniment and ultimately, how to make their integration into the Spanish bureaucracy easier, which sometimes takes too much paperwork.

Some of my services are:

- NIE Application (Foreigner identification number to open a bank account, to rent an apartment, to have an electricity, gas, water and internet), UE Registration Certificate , obteining the residency permit (once they reside in Spain more than 3 months), for workers, families and retired people.

- Assistance to notary's office for home purchase, legal assistance in case of renting, “empadronamiento” at Town Hall, work contract, tax agency and health assistance .

- Assistance in opening bank accounts, insurance (house, vehicle, health), supplies, assistance in obtaining a digital signature (very useful for operations with the administration: Tax Agency, Social Security, Generalitat Valenciana, Town Hall, student registration at school, etc)

- Procedures for drivers and vehicles at DGT and ITV offices, renewal and change of driving license, changes of ownership, registration, plates change, taxes…

If you need guidance on how to organize your arrival in Spain and the formalities to be done, do not hesitate to contact me.

And if you do not find any service you would like me to offer you, call me and I see how I can help you!

Tu "TIME SAVER"

Wed, 18 Dec 2019 12:14:03 GMT

Poder delegar para dedicarnos a nuestro negocio o disfrutar de más tiempo libre

La idea de trabajar 4 horas a la semana se va imponiendo en muchos países. En España aun somos reaccios a implantarla, pero para un pequeño empresario puede ser interesante delegar sus tareas una vez a la semana en un asistente ad hoc. Puedo ser tu "TIME SAVER"
https://www.weforum.org/agenda/2019/11/economics-four-day-work-week-productivity-money-saving

¿Tienes un problema? Pregúntale a tu secretaria

Wed, 18 Dec 2019 11:40:37 GMT

Como se suele decir habitualmente, las secretarias sabemos más por lo que callamos que por lo que contamos. Aparte de ser la discreción una de nuestras características fundamentales, solemos ser grandes "solucionadoras de problemas", con recursos para todo. La secretaria virtual también reúnen estas características.

¿Cómo han ido cambiando las funciones y el trabajo de la secretario/a?

En el entorno empresarial actual la evolución del trabajo de secretario/a ha sido continuo. La nueva era de las tecnologías ha hecho que cosas como la redacción de las cartas del jefe, la mera gestión de su agenda y la atención y el filtro de sus llamadas pasen a un segundo plano.

En la actualidad, la Assistant de Dirección trabaja mano a mano con su superior. Estos perfiles destacan en el entorno actual por su capacidad en la resolución de problemas y cada vez más se integran en la estrategia de negocio de la compañía.

Un perfil que va más allá:

A pesar de la gran versatilidad que proporciona, solo las grandes empresas y algunas PYMES lo consideran un perfil indispensable. Para las organizaciones pequeñas y startups , el papel de la Assistant es un lujo que pocas veces pueden permitirse. Su filosofía es la de que los propios empleados y empleadas asuman las tareas de autogestión en la gestión de agenda, billetes, reuniones… Pero el papel actual del trabajo de secretaria va mucho más allá.

El rol actual del Assistant:

Aprovechando el impulso de las nuevas tecnologías, nos encontramos con perfiles que contribuyen activamente en la toma de decisiones; sirven de nexo entre el jefe y los clientes y solventan todo tipo de incidencias.

Hoy en día, la Executive Assistant constituye uno de los pilares fundamentales de la empresa. Según sea el tamaño del negocio, dará soporte a varios directivos e, incluso, a distintos departamentos. El trabajo de secretario/a ha ido evolucionando en torno a tres funciones esenciales:

La capacitación
La diversificación de tareas
La toma de decisiones.

Aquellos “secretarios/as” que escribían cartas, tomaban notas, servían cafés o contestaban llamadas quedaron relegadas al pasado. Sus sustitutos/as son profesionales polivalentes altamente cualificados que, además, dominan varios idiomas y tienen formación en carreras relacionadas con el ámbito de la administración y de las finanzas.

Son el filtro y la imagen de los directivos y directivas a los que dan soporte y de las empresas en las que trabajan, por lo que juegan un papel importante en la imagen corporativa.

Diferencias del rol de Assistant según el tamaño de la empresa:

El directivo/a de una gran empresa se centra en la toma de decisiones relevantes e importantes. No puede ni debe detenerse en aspectos meramente organizativos como la búsqueda de vuelos u hoteles para sus viajes de negocio. Estas funciones, junto a las anteriormente mencionadas, son responsabilidad de su Assistant.

En el caso de las pymes, se aprovecha el perfil de una única Office Assistant para dar soporte a varios ejecutivos. Por ello, deben asumir un mayor número de responsabilidades dentro de la gestión empresarial y no centrarse exclusivamente en las tareas administrativas clásicas.

Las secretarias virtuales:

La revolución tecnológica, al igual que ha hecho en otros sectores, ha permitido la creación de nuevos puestos de trabajo dentro del mundo del secretariado. Un buen ejemplo de ello lo tenemos con los secretario/as virtuales.

Estos trabajadores/as realizan las mismas funciones pero a distancia. Son empleados/as que trabajan en remoto y/o autónomas/as que, implicándose a fondo con la empresa, permiten que sus superiores realicen su trabajo con la mayor facilidad posible.

Correos electrónicos, llamadas, video conferencias y demás avances tecnológicos están a la orden del día en el desarrollo laboral de las secretarias virtuales. Además, suelen tener reuniones físicas con sus jefes y equipos de trabajo de manera rutinaria.

No son un aparte o capricho del jefe. Siguen resolviendo incidencias y facilitando las tareas a su superior a pesar de no estar presentes en la oficina.

Fuente: Adecco https://www.adeccorientaempleo.com/la-evolucion-del-trabajo-de-secretario-a/

Qué es un asistente virtual

Wed, 18 Dec 2019 11:26:50 GMT

Para las organizaciones pequeñas y startups , el papel de la Assistant es un lujo que pocas veces pueden permitirse. A menudo son los propios empleados los que asumen las tareas de autogestión en la gestión de agenda, llamadas, billetes, reuniones… Pero el papel actual del trabajo de secretaria va mucho más allá, y la secretaria virtual puede ser una solución eficaz.

Las secretarias "virtuales" o adhoc somos una buena opción para pequeños empresarios o autónomos que no necesitan o no pueden permitirse una secretaria de dirección fija, ¿quieres probar?

http://marysmarketinglogbook.com/que-es-un-asistente-virtual/?utm_campaign=shareaholic&utm_mediu...

STARTUP MARKET VALENCIA

Wed, 18 Dec 2019 11:07:38 GMT

Seleccionada para participar en el STARTUP MARKET de Valencia

Participando en las jornadas de STARTUP de Valencia la semana del emprendimiento el pasado mes de noviembre.
https://vitemprende.es/es/startups-seleccionadas-para-disponer-de-stand-en-el-valencia-startup-marke...

¿Puede permitirse una secretaria un autónomo?

Tue, 23 Oct 2018 09:23:21 GMT

Una solución innovadora para autónomos y PYMES con mucho trabajo

SECRETARIA POR HORAS | La alternativa para autónomos con picos de trabajo que no pueden contratar a una secretaria permanentemente. Con esta solución no renuncian a ser más productivos, pero sólo cuando lo necesiten.